タイムマネジメントの優先順位をつけて生産性向上を図る

投稿者: uchiage 投稿日:

みなさんこんにちは。
株式会社UCHIAGEでインターン生として働く長谷川です。

 
今回は、仕事でもプライベートでも大切な「タイムマネジメント」についてです。
私がインターン生として、仕事のタスクに取り組む上で大事にしていること、気づいたことをまとめていきます。

 

タイムマネジメントとは

タイムマネジメントとは時間管理のことで、ビジネスシーンにおいて時間の使い方を改善し、業務効率や生産性を向上させることを意味します。

 
タイムマネジメントというと、例えば営業職の方なら、アポイント管理を想像する人もいるかもしれません。
しかし、タイムマネジメント=アポイント管理ではありません。

 

アポイント管理はもちろん、アポイントに必要な準備時間や、会議等で生まれたタスクを進捗する時間の確保、アポイントにはならない個人のタスク処理や業務の時間、そもそもどの仕事に時間を投下すべきかという優先順位の決定等も含まれるものが、時間管理(タイムマネジメント)の概念です。

 
アポイントだけをこなしていても生産性は上がりませんよね。
こういった、スケジュール帳に書き込まれる予定、全てを管理することが必要となるのです。

 

よく「あの人はタスクを何個持ってるの?」というくらい仕事をたくさん巻き取っている方がいると思います。
誰もが平等に1日24時間の時間があり、その中でどう過ごすのか。
世の中で成功している人もそうでない人も、結果は違えど同じ時間を過ごしています。

 

それでは、なぜここまで違いが生まれるのか。
自分の立てた目標に向けて時間をどれだけ使うかで結果も違うのかもしれません。

 

私の知り合いにも、多くのタスクを持っている方がいます。
その方に、なぜタスクをここまで持つことが出来るのか、質問したことがあります。
その時に返ってきた答えは「タスクが回らない時ほどタスクを1つ増やすようにしてきたから」と仰られていました。

 
最初は意味が分かりませんでしたが、意図があります。
タスクを増やすことで無駄な時間を過ごすことがなくなり、どうやってスケジュール管理をするか考えるようになるのです。

 
その積み重ねで、タイムマネジメント力が磨かれていきます。
その言葉を聞いて、私もタスクが回らない時ほど敢えてタスクを増やし、生産的な時間に割合をシフトしていくように日々訓練中です。

 

緊急性と重要性

物事の優先順位には「緊急性の高いもの」と「重要性の高いもの」があり、大きく4つに分かれます。
 

①緊急性が高いかつ重要性も高い
②緊急性が低いが重要性は高い
③緊急性が高いが重要性は低い
④緊急性と重要性どちらも低い

 

私が実践しているのは、毎朝タスクを書き出した上で優先順位を付ける事です。

 

まず、緊急性と重要性の4つの枠に分けて、やるべきタスクを分類します。
次に、①の緊急性が高く重要性が高いタスクから優先して取り組みます。
そこから②、③、④と優先順位をつけた順番に取り組みます。

 

このように仕事の優先順位を「緊急度」のあるものだけでなく、「緊急度」と「重要度」に視点をおいて振り分ける方法として、「時間管理マトリクス」というフレームワークがあります。
このフレームワークを使って自分の仕事を振り分けてみると、主観的ではなく、客観的に仕事の優先順位の判断ができるようになります。

 
4種類のパターンに自分の仕事をあてはめてみると、いかに自分が「自分にとっての重要度は低いが他人にとって緊急度が高い」仕事ばかり行ってきたかということに気づくことができます。
そして、「緊急度は低いけど、自分の将来にとって重要度が高い」ものに対し、全く時間がとれていなかったということにも気づくことができるでしょう。

 
実際にどのように優先順位をつけて仕事を行うかというと、それは短期的視点と長期的視点で大きく異なります。

 

優先順位が人生をつくる

こうして実際に、予定の優先順位をつけられるようになってきたとします。
予定が空いていれば優先順位はつけやすいと思いますが、いざ大事な予定が被った時にどちらを優先するかが、その人の人生をつくると言われています。

 

例えば、幼き頃のイチロー選手が、今週土曜日の予定に「友達との遊び」と「野球の練習をする予定」が被っていたとします。
今では世界の野球史上に、記録にも記憶にも残る結果を残したイチロー選手ですが、もし、イチロー選手が大きな結果をつくりたいのに友達との遊びを優先していたら結果はどうなっていたでしょう。

 
予定が被ったとき、自分の将来に効果的な方を選択をしていくことで、得られる結果や姿が変わってくるでしょう。
私も大事な予定が被った時には、選択基準を将来のなりたい姿から逆算して選択するようにしていきます。

 

最後に、私も今までの人生の中でタイムマネジメントが出来ていたかというと、上手く出来ていない方でした。

 
これからの人生で、どんなライフスタイルや仕事をしていたいかを描いた時に、タイムマネジメント力は必要になります。
私も毎日のタイムマネジメント力を身に着けるために、毎朝のTODOを書き出していきます。


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